Moja rola
Jako Zastępca Dyrektora nowo utworzonego Centrum Wsparcia Dydaktyki odpowiadałam za zaprojektowanie jego modelu organizacyjnego.
Kontekst
Uniwersytet Jagielloński przygotowywał reorganizację jednostek administracyjnych związanych z dydaktyką. Dotychczas funkcjonowały one jako odrębne jednostki podlegające bezpośrednio Prorektorowi UJ ds. dydaktyki. Decyzją nowych władz uczelni miały zostać połączone w jedno Centrum Wsparcia Dydaktyki.
Kierunek zmiany był określony, ale model nowej organizacji trzeba było zaprojektować od podstaw.
Mandat
Moim zadaniem było zaprojektowanie modelu organizacyjnego nowego Centrum Wsparcia Dydaktyki. Nie otrzymałam gotowej struktury ani szczegółowych wytycznych dotyczących podziału funkcji, zadań i pracowników.
Odpowiadałam za przełożenie ogólnej decyzji o utworzeniu Centrum na konkretny model organizacyjny i przygotowanie jego wdrożenia
Badanie interesariuszy
Przygotowałam ankietę dla pracowników oraz przeprowadziłam indywidualne rozmowy z kierownikami. Zebrałam informacje o wykonywanych zadaniach, kompetencjach, doświadczeniu, potrzebach rozwojowych i preferencjach dotyczących przyszłej pracy.
Pozwoliło mi to uwzględnić równolegle potrzeby organizacji oraz potencjał ludzi, którzy mieli pracować w nowej strukturze.
Analiza i mapowanie
Zebrane informacje zestawiłam z zadaniami i funkcjami realizowanymi w poszczególnych jednostkach. Analizowałam, które działania należą do wspólnych obszarów funkcjonalnych oraz jakie kompetencje są potrzebne do ich realizacji.
Nową strukturę budowałam od funkcji i zadań do ludzi - nie od istniejącego układu jednostek.
Projekt nowego modelu
Na podstawie analizy zbudowałam model organizacyjny nowego Centrum. Zadania i funkcje zostały pogrupowane w nowe obszary odpowiedzialności, a następnie przyporządkowani zostali do nich pracownicy.
Niektóre zespoły zachowały zbliżony kształt, inne zostały rozdzielone pomiędzy nowe jednostki. Dla pracowników przygotowano nowe przyporządkowania i zakresy obowiązków. Reorganizacja została zaprojektowana bez planowanej redukcji zatrudnienia.
Konsultacje i decyzje organizacyjne
Przygotowany model został przedstawiony do konsultacji, a następnie omówiony z kierownikami jednostek. Proces prowadził od prezentacji koncepcji i rozmów o proponowanych zmianach do podjęcia konkretnych decyzji dotyczących nowej struktury i przyporządkowania pracowników.
Wdrożenie
Po zatwierdzeniu model został przełożony na rzeczywistą strukturę organizacyjną: nowe jednostki, przyporządkowanie pracowników, zakresy obowiązków i odpowiedzialności.
Projekt nie zakończył się na rekomendacji — zaprojektowany model został wdrożony.
Rezultat
Reorganizacja doprowadziła do utworzenia Centrum Wsparcia Dydaktyki UJ, skupiającego wcześniej rozproszone jednostki w jednym modelu organizacyjnym. Powstała struktura zbudowana nie przez proste połączenie istniejących działów, lecz przez nowe uporządkowanie funkcji, odpowiedzialności i ludzi.
Dziewięć lat później
Centrum Wsparcia Dydaktyki, utworzone w 2017 roku, nadal funkcjonuje jako część struktury Uniwersytetu Jagiellońskiego. W kolejnych latach model był rozwijany i dostosowywany do nowych potrzeb, a jego podstawowa logika organizacyjna pozostała rozpoznawalna.
Dziewięć lat później struktura nadal skupia kluczowe funkcje związane ze wsparciem dydaktyki, pokazując, że zaprojektowany model był zdolny do dalszego rozwoju i adaptacji.
